Secrétaire Comptable - Régiseur·se et Conseiller·ère en Séjour H/F - 05

Missions principales du poste

Mission 1 : Gestion budgétaire

- Créer les fournisseurs, vérifier les pièces justificatives, engager puis mandater les dépenses après vérification de la facture par les chargés de projets et de missions

- Créer les redevables puis titrer les recettes

- Intégrer les pièces et fichiers liés au volet social de l'entreprise, générés par le cabinet comptable puis mandater les salaires et les charges sociales

- Envoyer les pièces nécessaires au paiement à l'Agent comptable

- Suivre les relevés bancaires pour s'assurer (en complément de l'Agent comptable) que les recettes et dépenses sont bien toutes enregistrées et qu'il n'y ait pas d'erreur.

- Produire les pièces nécessaires à la clôture budgétaire

- Contribuer à la préparation du budget en évaluant les charges de fonctionnement de la structure

- Saisir dans le logiciel le budget prévisionnel, le budget supplémentaire et les décisions modificatives, préparés par la Directrice en lien avec les chargés de mission

- Rédiger les procédures comptables puis en assurer leur évaluation et révision

Mission 2: Régisseur·se

- Accompagner la sous-régisseuse dans le contrôle des caisses:

Soutenir la vérification des espèces

Contrôler que les modes de paiements ont été correctement renseignés dans le logiciel de caisse

- Intégrer les ventes générées dans le cadre de la Régie que ce soit pour les dépenses pour le compte de tiers ou pour les produits OT:

Générer les écritures faites au comptoir

Vérifier que l'intégration automatique des écritures liées aux ventes en ligne soient correctes

- Générer les écritures liées aux reversements du compte de la Régie vers le compte bancaire général et réciproquement afin d'effectuer les virements bancaires

- Assurer le rapprochement bancaire du compte de la Régie

- Déposer les fonds auprès de la Poste à Guillestre qui les transmet au Trésor Public

Missions secondaires

Mission 1 : Conseiller·ère en séjour

- Accueillir le client, puis cerner ses attentes et son profil afin de l'informer au mieux sur l'offre touristique du territoire dans les BIT et hors les murs (BIT mobile, sur les événements)

- Promotion et vente au sein du point d'accueil des produits touristiques commercialisés par l'OT. Faire la caisse des points de vente quotidiennement.

- Vente des activités et des produits boutique.

- Distribuer la documentation de l'Office de Tourisme chez les socioprofessionnels et leur présenter les actions de l'OT.

- Achalander les vitrines et présentoirs et gérer les stocks.

- Recueillir les expressions clients et les transmettre à la coordinatrice qualité.

- Participer aux salons promotionnels grand-public.

Mission 2: Collecter tous les renseignements relatifs à l'accueil

- Participer à la récolte des données (dont la fréquentation quotidienne) et à leur analyse dans le cadre de l'observatoire du tourisme.

- Participer à l'élaboration des documents d'information de l'office de tourisme du Guillestrois et du Queyras

- Etablir le planning des ouvertures des établissements hors saison.

- Collecter l'information et la partager sur les outils collaboratifs de la structure dont APIDAE

- Renseigner les animations et événements du territoire sur APIDAE

Mission 3 : Mettre en oeuvre la politique de partenariat entre l'OT et les socioprofessionnels du territoire

- Participer à l'élaboration des documents d'information de l'Office de tourisme du Guillestrois et de Queyras ainsi que du dossier de presse élaboré par la responsable communication.

- Participer aux démarches Qualité et Classement.

- Promouvoir les services de la centrale de réservation auprès des clients et des socioprofessionnels.

- Participer aux missions collectives nécessaires au bon fonctionnement de la structure, dont les groupes de travail ponctuellement formés.

- Contribuer au maintien de locaux propres, dans le souci d'un bon accueil des touristes et de ses collègues.

Le profil recherché

Connaissances pour postuler

- Connaître les règles de la comptabilité publique et la nomenclature M4

- Bien connaitre son territoire, ses activités, ses prestataires et les différents produits existants

- Parler les langues étrangères anglais et italien

- Connaître les réponses types par rapport aux questions et remarques fréquentes

Compétences: ce qu'il faut savoir faire pour postuler

- Être organisé·e dans son travail

- Devoir de réserve et sens du service public

- Polyvalence et autonomie

- Travailler en équipe

- Répondre à un client insatisfait

Savoir-êtrepour postuler

Profil apprenant nécessaire.

Ce poste est à la croisée de tous les services. Il est névralgique pour le bon fonctionnement de la structure. La discrétion et le devoir de réserve sont deux qualités requises de manière fondamentale pour ce poste.

- Ce poste nécessite autant de probité indispensable au respect des règles comptables et de l'application des processus que de souplesse pour comprendre les besoins de la structure et de l'équipe, assurant que la gestion du budget soit au service de la bonne réalisation des projets. Diplomatie et rigueur composent donc la bonne synthèse nécessaire.

Concernant l'accueil, il faut être empathique et curieux·se.

Durée d'adaptation pour occuper le poste : 4 mois, tuilage et formation prévus sur cette période.

Univers de tourisme