Assistant de Gestion H/F - 3 Mc

Missions principales :

1/ Accueil et orientation :
- Répondre aux appels entrants et orienter les visiteurs.
- Créer les fiches prospects et transférer les demandes de SAV sur Dropbox.

2/ Secrétariat général :
- Réceptionner et redistribuer les mails et le courrier.
- Rédiger des courriers et documents techniques.
- Archiver et organiser le suivi des dossiers (papier et numérique).
- Numériser les pièces et accompagner la dématérialisation.
- Créer des tableaux de suivi d'activité et gérer les commandes de fournitures.

3/ Assistance à l'équipe commerciale :
- Actualiser le fichier clients et distribuer les demandes selon les zones géographiques.
- Préparer et suivre les dossiers d'appels d'offres.

4/ Assistance à l'équipe technique :
- Prendre les rendez-vous des tournées SAV et organiser les déplacements professionnels des techniciens.

5/ Lien avec les transporteurs :
- Identifier les transporteurs partenaires et négocier les prix des transports.
- Effectuer les demandes de prix en joignant la packing list.

6/ Gestion des garanties:
- Enregistrer les appareils dans la base parc machines installées et renvoyer les données de pose au constructeur.
- Réceptionner et enregistrer les certificats de conformité et de garantie, puis les envoyer aux clients.

7/ Gestion administrative du SAV :
- Prendre en compte et transmettre les demandes de SAV.
- Facturer les pièces de rechange et les interventions, et effectuer les demandes de remboursements auprès des constructeurs.
- Prévenir les clients des dates d'intervention et notifier les interventions dans le fichier clients.

8/ Gestion du stock :
- Gérer informatiquement le stock sur le logiciel métier et commander les pièces.
- Participer aux inventaires.

9/ Tâches comptables:
- Assurer les rapprochements entre règlements et facturations, et transférer les factures en comptabilité.
- Effectuer les facturations aux clients et suivre les règlements.
- Saisir les stocks et effectuer les points des soldes de banques.
- Suivre les justificatifs de déplacement et frais professionnels par voie dématérialisée et les rapprocher aux comptes bancaires.

Experience: 3 An(s) - sur le même poste

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Fabrication de matériel de levage et de manutention

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique