Assistant·e Administratif·ve et Commercial H/F - France Travail

Temps partiel - Briançon

L'école LETIS Formation, spécialisée dans l'enseignement du massage professionnel et de la massothérapie, recrute un.e assistant.e administratif.ve et commercial(e)

Notre école accompagne principalement des adultes en reconversion professionnelle ainsi que des praticiens souhaitant se professionnaliser ou développer leurs compétences dans les métiers du toucher et de la massothérapie.

Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et fiable, qui sera en charge du suivi administratif et du développement commercial de nos formations.

MISSIONS PRINCIPALES

# Tenue des entretiens pédagogiques

# Suivi administratif des inscriptions
- Suivi des devis acceptés
- Établissement des conventions de formation
- Vérification et complétion des dossiers administratifs des élèves
- Suivi des pièces obligatoires et documents administratifs

# Suivi des financements
- Gestion des pièces nécessaires aux élèves pour leurs demandes de prise en charge (Kairos - France Travail, OPCO, autres dispositifs...)
- Suivi des accords de prise en charge, transmission des pièces nécessaires post formation

# Suivi administratif des formations
- Envoi des convocations
- Édition des attestations de présence
- Préparation des documents administratifs et pédagogiques liés aux sessions
- Mise à jour des dossiers dans le logiciel de gestion

# Gestion documentaire
- Scan et classement des documents
- Archivage des dossiers élèves
- Mise à jour des bases de données administratives

# Relation élèves
- Réponse aux questions administratives des élèves
- Accompagnement des stagiaires dans leurs démarches administratives, conventions de stages en entreprise, convocations aux examens...

ORGANISATION DU POSTE :
Au sein de l'équipe administrative :
- Chloé et Sacha assurent le conseil pédagogique, l'établissement des devis et le suivi des prospects (relance, closing...)
- Lara gère le suivi des paiements, la facturation et la comptabilité
- Mia a en charge la communication
- Christophe et Isabelle assurent le suivi pédagogique des élèves et formateurs, le projet pédagogique de l'école
- Patrick supervise la direction financière, le mix marketing et la stratégie opérationnelle

Le poste proposé est donc dédié au suivi administratif et commercial.

PROFIL RECHERCHE
Nous recherchons une personne :
- très organisée et rigoureuse
- ayant un excellent sens du suivi administratif et du classement
- à l'aise avec les outils informatiques et logiciels de gestion
- capable de travailler de manière autonome
- avec un bon sens de l'accueil et du relationnel
- avec un bon sens du service et une écoute active

Une expérience dans un organisme de formation ou dans l'administratif de la formation professionnelle serait un vrai plus.

Logiciel utilisé : FormDev

Une forte capacité d'organisation, de suivi de dossiers et d'attention aux détails est indispensable : aimer que le dossier soit parfait.

CONDITIONS DU POSTE
Lieu : BRIANCON
Contrat : Temps partiel, planning coconstruit avec l'ensemble de l'équipe
Salaire : 2000 - 2200 € Brut par mois équivalent temps plein selon profil et expérience (proratisé au temps partiel)
Prise de poste : dès que possible.

POUR POSTULER
Merci d'envoyer :
- votre CV
- une lettre de motivation

Experience: 12 Mois

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Relations commerciales
• Gestion des fonds documentaires
• Anglais
• Etablissement de devis
• Rigueur et méthode
• Facturation
• Réactivité